EU Pay Transparency Directive — was HR jetzt konkret tun muss

Die Richtlinie 2023/970/EU zur Entgelttransparenz ist kein Zukunftsthema mehr. Ab Juni 2026 müssen Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten in der EU konkrete Pflichten erfüllen — viele davon betreffen direkt den HR-Alltag.

Dieser Artikel fasst zusammen, was Sie als HR-Leitung im DACH-Mittelstand jetzt angehen müssen, und wie Sie die technischen Anforderungen ohne großen Aufwand abbilden.

Was die Richtlinie verlangt

Die Directive hat drei Kernpflichten:

1. Gehaltsangabe im Stellen-Posting

Jede ausgeschriebene Stelle muss einen Gehaltsrahmen oder ein Mindestgehalt enthalten. Nicht „VB” oder „marktüblich” — ein konkreter Wert oder eine Spanne.

Praxishinweis: Das gilt für alle veröffentlichten Stellen, auch wenn Sie über externe Portale (LinkedIn, StepStone, XING) ausschreiben. Die Angabe im Posting selbst reicht; Sie müssen den Rahmen nicht mit dem Tarifvertrag abgleichen, wenn kein Tarifvertrag gilt.

2. Vergütungsbericht für Unternehmen ab 100 MA

Ab 100 Beschäftigten: jährlicher Bericht über das durchschnittliche Entgelt nach Geschlecht und Kategorie. Ab 250 Mitarbeitenden müssen Sie die Daten an eine zuständige Stelle übermitteln (in Deutschland voraussichtlich das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, BAFzA).

Der Bericht muss mindestens enthalten:

Mittleres Entgelt nach Geschlecht pro Entgeltkategorie
Mittleres variable Entgelt nach Geschlecht
Gender Pay Gap in Prozent
Anteil Beschäftigte nach Entgeltkategorie und Geschlecht

3. Auskunftsrecht für Bewerber und Mitarbeitende

Bewerber haben das Recht, vor einem Vorstellungsgespräch zu fragen, wie das Gehaltsband für die Stelle aussieht. Mitarbeitende können Auskunft über ihr eigenes Gehalt im Verhältnis zum Durchschnitt ihrer Kategorie verlangen.

Wichtig: Sie dürfen Bewerber nicht fragen, was sie aktuell verdienen oder was sie zuletzt verdient haben. Das ist ausdrücklich verboten.

Was das konkret für Ihren HR-Workflow bedeutet

Stellen-Postings anpassen

Falls Sie bisher ohne Gehaltsangabe ausgeschrieben haben, brauchen Sie jetzt einen Prozess, der sicherstellt, dass jede neue Stelle ein Gehaltsband bekommt, bevor sie veröffentlicht wird.

In der People-Plattform ist das Gehaltsband ein Pflichtfeld beim Stellen-Erstellen — die Ausschreibung kann ohne Angabe nicht auf externe Portale übertragen werden. Bestehende Stellen bekommen beim nächsten Bearbeiten eine Warnmeldung.

Entgeltkategorien definieren

Für den Bericht brauchen Sie eine Taxonomie: welche Positionen fallen in welche Kategorie? Das geht nicht ohne eine strukturierte Vergütungsmatrix. Wenn Sie bisher keine haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt.

Typische Kategorien im Mittelstand:

Assistenz / Sachbearbeitung
Fachkraft (ohne Führungsverantwortung)
Senior / Spezialist
Team-Lead / Manager
Abteilungsleitung
Geschäftsführung

Datenbasis schaffen

Der Bericht erfordert aktuelle Gehaltsdaten aus Ihrer HR-Software. Das klingt trivial, ist es aber oft nicht: Wenn Gehaltsangaben in verschiedenen Systemen liegen (Lohnabrechnung extern, HR-System getrennt), fehlt Ihnen die Datenbasis.

In der People-Plattform werden Gehaltsdaten direkt in der Personalakte historisiert — jede Gehaltsänderung ist versioniert und mit Datum und Genehmiger gespeichert. Das Gender-Pay-Gap-Reporting läuft direkt aus dem bestehenden Datenbestand.

Zeitplan

Datum	Pflicht
1. Juni 2026	Direktive gilt in Deutschland (voraussichtlich, Umsetzung durch Bundestag noch offen)
Ab Posting-Datum	Gehaltsband in jeder neuen Ausschreibung
31. Oktober 2026	Erster Vergütungsbericht für Unternehmen 250+ MA
31. Oktober 2027	Erster Vergütungsbericht für Unternehmen 100–249 MA

Stand: Mai 2026. Die deutsche Umsetzung ist noch nicht durch den Bundestag. Die Fristen gelten bei fristgerechter Umsetzung.

Was Sie jetzt tun sollten

Gehaltsband-Pflicht einführen: Jede neue Stelle bekommt ein Band — intern abstimmen, wer es freigibt (Abteilungsleitung, HR).
Entgeltkategorien dokumentieren: Einmalig die Systematik festlegen und in der HR-Software hinterlegen.
Datenabruf testen: Können Sie heute schon nach Geschlecht und Kategorie auswerten? Wenn nein, ist das ein strukturelles Problem.
Auskunftsprozess definieren: Wer beantwortet Bewerber-Anfragen nach dem Gehaltsband? Wie schnell?
Kommunikation intern: Führungskräfte müssen wissen, dass sie bei Gehaltsgesprächen keine Ist-Gehalt-Fragen stellen dürfen.

Muss ich jetzt sofort handeln?

Die Antwort ist: für neue Stellen-Postings ja, sobald die Richtlinie in nationales Recht umgesetzt ist. Für den Bericht haben Unternehmen bis Oktober 2026 (250+ MA) beziehungsweise Oktober 2027 (100–249 MA) Zeit.

Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um die Datenbasis zu schaffen — wer seine Gehaltsstruktur 2026 aufräumt, hat bei der nächsten CSRD-Pflicht zur ESG-Berichterstattung einen deutlichen Vorsprung.

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Für unternehmensspezifische Fragen zur Umsetzung empfehlen wir den Rat einer arbeitsrechtlichen Kanzlei.